Qualitätsmanagement in der Studienberatung

Der Arbeitskreis hat sich im Herbst 1998 unter maßgeblicher Mitwirkung von Renate Schwan, Hubert Melcher, Uli Knoth und Ludger Lampen gebildet. In seinen öffentlichen Sitzungen und Angeboten anlässlich von ´´´GIBeT-Fachtagungen hat er eine beträchtliche Zahl von Beraterinnen und Beratern in die Erarbeitung von Kenntnissen zum Qualitätsmanagement und von Ideen zu dessen Umsetzung in der Studienberatung einbezogen.

Methodischer Ansatz

Nachdem ein erster Überblick über verschiedene Qualitätsmodelle erarbeitet war, entschied sich der Arbeitskreis 1999 für die nähere Beschäftigung mit dem EFQM Excellence Modell und hat diesen Ansatz seitdem verfolgt und weiter ausgebaut. Das EFQM Excellence Modell wurde von Vertretern namhafter europäischer Firmen als Methode der Qualitätsentwicklung durch systematische Selbstbewertung in Ergänzung zu Bewertungsmethoden entwickelt, die primär auf Fremdbewertung und Zertifizierung angelegt sind. Die Methode ist einzureihen in das Konzept des Total Quality Management (TQM). TQM wird definiert als »auf der Mitwirkung aller ihrer Mitglieder basierende Managementmethode einer Organisation, die Qualität in den Mittelpunkt stellt und durch die Zufriedenstellung der Kunden auf langfristigen Geschäftserfolg sowie auf den Nutzen für die Mitglieder der Organisation und für die Gesellschaft zielt« (DIN EN ISO 8402 von 1995). Demzufolge geht eine grundlegende Hypothese des EFQM-Modells davon aus, dass der Grad der Excellence einer Stelle maßgeblich davon abhängt, inwieweit in ihren Leistungen die Interessen aller relevanten beteiligten Gruppen in ein ausgewogenes Verhältnis gebracht und Ergebnisse erzielt werden können, die deren »berechtigten« Anforderungen entsprechen. Im Mittelpunkt steht dabei die Orientierung an den Nutzern der Beratungsstelle. Ihre Meinungen (Wahrnehmungen) und Erwartungen sind in letzter Konsequenz der zentrale Maßstab zur Bestimmung der Dienstleistungsqualität. Das EFQM Excellence Modell bietet einen umfassenden, ganzheitlichen und systematischen Ansatz zur Analyse und (Selbst-)Bewertung einer Organisation. Es ist besonders geeignet für Organisationsbereiche mit einem hohen Anteil hoch qualifizierter und engagierter Mitarbeiter. Seine Selbstbewertungskomponente und seine Ausgestaltbarkeit auf die konkreten Verhältnisse der einzelnen Stelle sind wichtige Motivationsfaktoren. Flexibilität bietet das Modell auch dahin gehend, dass der Umfang der untersuchten Arbeitsbereiche, die Kombination der analysierten Bewertungsfelder und die Zeitspanne der Wiederholung des Bewertungsprozesses selbst bestimmt werden können. Letztlich ist das Modell sowohl für eine interne wie eine externe Evaluation geeignet. Nicht zuletzt ist das Modell in vielen Landesministerien und für Qualitätsentwicklung im öffentlichen und Dienstleistungssektor anerkannt.

Ergebnisse

Der Arbeitskreis konzentrierte sich im Weiteren neben der Weitergabe seiner Ergebnisse an die Studien- und Studierendenberatungsstellen vor allem auf die Qualifizierung der Arbeitskreismitglieder in einer EFQM-Assessorenschulung und die Erarbeitung eines Leitfadens zum Selbstbewertungsansatz nach dem EFQM Excellence Modell. 15 Kolleginnen und Kollegen des Arbeitskreises bildeten sich 2001 zum EFQM-Assessor fort und wirkten an dem Leitfaden »Qualitätsmanagement in Beratungsstellen. Selbstbewertung nach dem EFQM Excellence Modell am Beispiel Studienberatung« mit, der im Jahre 2002 erschien (Renate Schwan/Günter Kohlhaas u.a., Beltz-Verlag Weinheim).

Seitdem hat sich die Arbeit des Arbeitskreises hauptsächlich auf organisierende, koordinierende und beratende Tätigkeiten durch seine Koordinatoren beschränkt.

Eine ganze Reihe von Studienberatungsstellen ist in der Zwischenzeit daran gegangen, Projekte zur Qualitätssicherung der eigenen Arbeit nach EFQM zu entwickeln.

Im Jahre 2003 haben sich weitere 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Beratungsstellen in einer vom Arbeitskreis organisierten Fortbildungsmaßnahme zum EFQM-Assessor qualifiziert.

Im Februar 2005 veranstaltete der Arbeitskreis zusammen mit dem Berufsverband der Studienberaterinnen und Studienberater von Baden-Württemberg e.V. (BS) und mit finanzieller Unterstützung des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst des Landes Baden-Württemberg ein dreitägiges Seminar »Projektmanagement in Beratungsstellen an Hochschulen«, das von 16 Kolleginnen und Kollegen besucht wurde.

Vorhaben / Mitarbeit

Die nächste Vorstellung der EFQM-Methode für den Kontext von Beratungsstellen an Hochschulen ist im Rahmen eines Workshops bei der »Tagung der ´´´GIBeT-Arbeitskreise« am 8./9. September 2006 in Potsdam geplant. Zu diesem Zeitpunkt kann sich auch wieder eine neue Gruppe bilden, die den thematisch wie personell wieder offenen Arbeitskreis kontinuierlich mitgestalten will. Die Entwicklung exemplarischer Evaluationsinstrumente zu abgegrenzten Arbeitsbereichen der Beratungsstellen (zum Beispiel: Rückmeldungen zu Beratungsgesprächen oder Infomaterialien/Webseiten) sowie die Verzahnung der Qualitätsentwicklung der Studienberatung mit der sich abzeichnenden prozessbezogenen Qualitätssicherung bei der Entwicklung und Akkreditierung von Studiengängen könnten Inhalte der Zusammenarbeit werden. Interessenbekundungen sind auch jetzt schon willkommen, u.a. weil im Herbst 2005 mit dem Berufsverband der Studienberaterinnen und Studienberater von Baden-Württemberg e.V. (BS) erörtert wird, ob für 2006 eine gemeinsame Fortbildungsmaßnahme zum EFQM-Assessor organisiert werden soll.

Kolleginnen und Kollegen aus Beratungsstellen bzw. aus den »Neuen Hochschulprofessionen« (Teichler) sind – auch unabhängig von der ´´´GIBeT-Mitgliedschaft – herzlich eingeladen, am Arbeitskreis mitzuwirken und seine Projekte mitzugestalten.